A dificuldade de obter os recursos necessários para adequar infraestruturas de forma a atender as reais necessidades da empresa é uma “dor” dos profissionais de TI muito mais comum do que se imagina. No caminho, um dos fatores que mais afetam o correto investimento é utilizar procedimentos de orçamentos e concorrência sem critérios, principalmente sem o desenvolvimento de um projeto que defina o que os potenciais fornecedores precisam orçar, permitindo a devida análise e tomada de decisão.
O projeto define o que é melhor para a empresa e não o que é melhor para o fornecedor, garantindo a qualidade do trabalho dos departamentos de TI que terá a certeza de receber todas as soluções para atender seus clientes internos e externos.
A seguir, relacionamos 10 passos para garantir que as necessidades serão atendidas e os orçamentos serão confiáveis e comparáveis:
- Tenha bem claro o que sua empresa precisa;
- Monte um projeto contendo um memorial descritivo (descrição dos serviços), planta(s) com marcação de pontos (de rede, de telefonia, elétricos, de câmeras, de wifi, etc.) e uma planilha com a relação completa de materiais e equipamentos necessários;
- Não se preocupe com miscelâneos (parafusos, porcas, cintas plásticas, etc.). São detalhes de instalação que cada fornecedor deverá considerar;
- Se sua empresa não possui pessoal com tempo ou competência para montar o projeto, contrate uma empresa ou projetista capacitado;
- Tenha atenção nas referências das empresas convidadas a orçar a obra. Solicite acervos de obras similares já executadas, de preferência averbadas pelo CREA;
- Forneça todo apoio para que os interessados visitem os locais de obra e permita acesso aos projetistas para esclarecimento de eventuais dúvidas;
- Enfatize que os orçamentos devem obedecer rigorosamente o projeto;
- Compare os orçamentos, as referências, a disponibilidade de equipes e contrate o serviço da empresa que mostrar melhor custo-benefício;
- Acompanhe a execução, corrigindo eventuais problemas antes da finalização das obras;
- Exija o “As Built” dos serviços executados.